Przygotowując ofertę przetargową możemy się zatknąć z rożnymi typami dokumentacji przekazanymi nam przez architekta, czy inwestora. Niosą one ze sobą różne zasady rozliczeń i ryzyko.

Niezależnie od typu dokumentacji należy pamiętać o uwzględnieniu kosztów nie związanych bezpośrednio z wykonywanej poszczególnych czynności budowlanych, np. koszt toalety, zabezpieczenia obiektu, koszty stałe firmy, itp. Koszty te są zazwyczaj wpisywane na początku kosztorysu w pozycji "Preliminaries".

Specification & Drawings

Ten typ dokumentacji zawiera plany projektu i specyfikację, może również posiadać osobny zakres robót ("scope of works") dla klarownego wykazania kosztów.

Wykonawca jest odpowiedzialny za dokonanie pomiarów robót, jakiekolwiek błędy w pomiarach lub wycenie nie będą uwzględniona i wykonawca jest zobowiązany do wykonania wszelkich robót zawartych w tej dokumentacji niezależnie, czy są wyszczególnione w zakresie robót. W praktyce oznacza to, że wykonawca musi bardzo uważnie sprawdzić całą dokumentację, gdyż każdy element projektu zawarty w jakiejkolwiek części dokumentacji jest częścią kontraktu i musi być wykonany w oferowanej cenie.

Bill of Quantities

W przypadku większych projektów, bardzo często dokumentacja przetargowa zawiera "Bill of Quantities" (BoQ). Jest to spis wszystkich wymaganych robót z naniesionymi już pomiarami, wykonawca musi jedynie wypełnić stawki za poszczególne roboty. BoQ jest przygotowany przez "Quantity Surveyor" (kosztorysant i nadzór finansowy) zatrudnionego przez inwestora, według standardoweej metody wymiarowania (Standard Method of Measurement - SMM). Aktualna wersja SMM to SMM7, choć jeszcze sporadycznie spotyka się SMM6 w użyciu na mniejszych projektach.

Ponieważ stawki podane w BoQ będą użyte w kalkulacji wartości dodatkowych robót tego samego typu w trakcie trwania projektu, warto więc postarać się przewidzieć potencjalne dodatkowe prace i podnieść stawki za odpowiedni typ prac.

Ryzyko błędów w BoQ jest ponoszone przez inwestora i wykonawca musi mieć zapłacone za wymagane prace w przypadku błędów w pomiarach czy ominięciu prac. Z tego powodu BoQ jest stosowany coraz rzadziej.

W przypadku niemożliwości podania dokładnych pomiarów stosuje się przybliżone ilości (approximate quanities).

Schedule of Rates

"Schedule of Rates" czyli spis stawek jest używany bardzo rzadko i jedynie w przypadkach gdy niemożliwym jest określenie zakresu prac. Wykonawca jest rozliczany za wykonane prace według czasu i umówionych stawek godzinnych bądź dniowych.

Oczywiście, jest to idealna podstawa współpracy dla wykonawcy, gdyż nie ponosi on żadnego ryzyka i ma płacone za wszystkie materiały i czas pracy pracowników.

W przypadku takiej formy współpracy bardzo jest ważne by szczegółowo spisywać czas i nakłady poniesione w trakcie projektu, są one potrzebne do określenia należności i eliminacji ewentualnych konfliktów z inwestorem.

Provisional Sum

"Provisional Sum" czy "PC Sum" nie jest podstawą kosztorysowania, lecz jest często używana w ofertach przetargowych. Ma ona zastosowanie w przypadkach, gdy nie jest możliwym określenie kosztu konkretnego elementu. Np. kontrakt zawiera wbudowane szafy, ale klient jeszcze nie zdecydował detali. W takim wypadku wpisuje się przybliżony koszt i oznacza się go jako 'PC Sum".

Dzięki takiej procedurze inwestor jest przygotowany na opłacenie danego elementu, a dokładna cena może być ustalona w późniejszym czasie.

Choć takie sumy powinny odzwierciedlać rzeczywisty przybliżony koszt elementu, w trakcie przetargu często są zaniżane, by obniżyć całkowity koszt kontraktu. "PC Sum" nie są w żaden sposób wiążące w trakcie kontraktu.

Źródła:

Brook M., 2006. Estimating and Tendering for Construction Work. Oxford. Elsevier Butterworth-Heinemann